هیچ محصولی در سبد خرید نیست.
اتوماسیون اداری دینا سیستم
اتوماسیون اداری
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
مدیر یک سازمانهمیشه علاقمند است بتواند سرعت انجام کارهای جاری و روزمره را در سازمان بالا ببرد. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست‌ها و نامه‌ها می شود.
تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار – ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها وشرکت‌های سنتی عملا تنها از ۳۰٪ زمانی که صرف فرایند‌هایشان کرده‌اند، ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ باقیمانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود.
سیستم اتوماسیون اداری ، با خودکارسازی بخش‌های متنوعی از فرایندهای اداری، راه حلی جهت رفع مشکلات مطرح شده در بالا محسوب می‌شوند
تعریف اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری
اتوماسیون اداری برای بهبود تعاملات اداری و مکانیزه کردن فرآیندهای سازمانی به کار می‌رود. اتوماسیون اداری اغلب به عنوان یک مجموعه نرم افزاری ارائه می‌شود. این مجموعه معمولاً در همه رده‌های سازمانی از مدیران ارشد تا مجموعه کارکنان و مخاطبان خارجی و ارباب‌رجوع به‌طورجدی به کار می‌رود. ضریب نفوذ بالای نرم افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‌ها نشان‌دهنده اهمیت و کارایی بالای این سیستم در مکانیزه کردن روال‌های دستی و بهبود مدیریت فرآیندهای کسب و کاراست.
پوشش همه‌جانبه نیازهای کاربران توسط زیرسیستم‌های اتوماسیون اداری، به تمایل عموم کاربران به بهرهگیری از آن افزوده است. زیرسیستم‌هایی که مطابق با نیازهای بومی سیستم اداری کشور و منطبق بر آیین‌نامه‌های سازمان اداری و استخدامی کشور عمل می‌کنند. به همین علت این زیرسیستم‌ها در همه سازمان‌های دولتی و عمومی و همچنین بخش خصوصی به کار می‌روند.
در ساختار اداری سنتی، اتوماسیون اداری چیست همانارجاعکارو مدیریت کارها از طریق ارجاع نامه است. براین اساس در ادامه تحولات جدید سیستم اتوماسیون اداری، امکانات ارجاع کار و اطلاع از روند پیشرفت کارهای ارجاعی برای سطوح متفاوت مدیران هم به اتوماسیون اداری اضافه شده است. برخی سیستم‌های اداری مانند اتوماسیون اداری «دینا سیستم »، علاوه بر پشتیبانی کامل فرآیندها و تعاملات موردنیاز برای تولید و گردش نامه‌ها و مکتوبات اداری، امور مربوط به امور پرسنل(پیشخوان کارکنان)، جلسات و مدیریت اسناد سازمان را نیز پوشش می‌دهند.
دلایل اهمیت اتوماسیون اداری
چرا اتوماسیون اداری تا این حد اهمیت دارد؟ به دلیل اینکه مزایایی همچون کاهش کارهای تکراری و آزادسازی انرژی سازمان در میزان این اهمیت بی‌تأثیر نیست. با این حال علت اهمیت اتوماسیون، تنها مزایای آن نیست، بلکه نیازهای سازمان نیز عوامل مهمی است که استفاده از راهکارهای خودکارسازی را ضروری می‌کنند.
مهمترین این نوع نیازها، آن دسته از مشکلات سازمان هستند که برای برطرف کردن آنها به اتوماسیون نیاز دارید. برخی از این مشکلات عبارتند از: انجام نشدن به موقع کارها، نیاز مداوم به حضور فیزیکی در واحدها برای پیگیری کارها، عدم دسترسی به موقع به اطلاعات مورد نیاز، عدم امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات، قطع شدن فرآیند کارها در صورت غیاب شخص مسئول، سپری شدن مهلت انجام کارها، تنش میان مدیران و افراد سازمان به دلیل عدم شفافیت در فرآیندها، عدم امکان تعیین شاخص‌های ارزیابی مناسب و بهرهگیری از آنها، وجود شعب و زیرمجموعه‌های سازمانی متعدد و مجزا و دشواری مدیریت یکپارچه آنها، عدم پیشرفت در فرآیندهای سازمان به دلیل عدم حضور فیزیکی افراد.
صرف نظر از نیازهای فوق، اتوماسیون اداری راهی عالی برای ساده‌سازی عملیات و افزایش رشد کسب و کار هم در کسب‌وکارهای کوچک و هم در کسب‌وکارهای بزرگ است. ابزارهای اتوماسیون با هدف جایگزین کردن نیروی کار انسانی با نیروی کار ماشینی طراحی شده‌اند و به شما این امکان را می‌دهند از منابع انسانی‌تان در جای دیگری از کسب‌وکار خود استفاده کنید.
برای تحقق کامل ظرفیت‌های اتوماسیون نیز استفاده کسب‌وکارها از نرم‌افزارهای معتبر اتوماسیون و بهترین روش‌های موجود برای خودکارسازی در تمام گردش‌کارهای سازمانی ضرورت دارد. این خودکارسازی‌ها می‌توانند ایجاد تجربه دیجیتالی سریع‌تر برای مشتریان یا صرفاً ساده‌سازی فرآیندهای داخلی سازمان باشند. با این حال، برخی از راهکارهای موجود مانند طیف کامل فناوری‌های مورد نیاز برای خودکارسازی صددرصدی تمامی فرآیندها و عملیات‌های سازمانی نیستند. این موضوع می‌تواند منجر به استفاده بیشتر از راهکارهای مقطعی، هزینه‌های بالاتر و به تعویق انداختن توسعه کسب‌وکار شما شود.
کاربرد اتوماسیون اداری در تحول سیستم اداری
تأثیر اصلی و مهم اتوماسیون اداری در تحول سیستم اداری ایجاد فرآیندهای مکانیزه است. مکانیزه کردن سیستم اداری با جایگزینی فرآیندهای دستی در مکاتبات اداری، مصرف کاغذ را به صفر می‌رساند. این یعنی امکان مدیریت بهتر چرخه‌های اداری را فراهم می‌کند. ارجاع دستی و پستی کاملاً حذف می‌شود و این مسئله تسریع فرآیندهای کاری سازمان‌ها را به دنبال دارد. بایگانی‌های کاغذی در شرکتها و سازمان‌ها حذف می‌شوند و تنها با چند کلیک ساده می‌توان به سابقه سال‌های گذشته دست پیدا کرد.
با انجام سیستمی مکاتبات اداری، بخشی از اجزای فرآیند هوشمند انجام می‌شود. هوشمندی سیستم و عملیات اتوماتیک مکاتبات اداری در حجم بالایی از خطای انسانی جلوگیری می‌کند. تصور کنید که در ساده‌ترین حالت امکان ارجاع یک نامه از یک موضوع خاص، یک بار در سیستم تعریف می‌شود و این موضوع هر بار به‌طور خودکار انجام می‌شود.
امکانات گزارش‌گیری پیشرفته در کنار سرعت‌بخشی و بهینه‌سازی فرآیندها تحول در ساختار مدیریت سازمان‌ها را ایجاد می‌کند. جمع‌آوری و تحلیل این داده‌ها با ابزارهای هوش تجاری سطح بالاتری از امکانات مدیریت را در سازمان‌ها ایجاد می‌کند که همراهی با تحولات دیجیتال را ممکن می‌کند.
امکانات و ویژگی‌های اتوماسیون اداری
با سیستم اتوماسیون اداری فعالیت‌هایی مثل تولید، ورود و ثبت نامه، ارجاعات و حتی مدیریت پست الکترونیکی، فرمها و فکس‌های سازمان به‌صورت خودکار و یکپارچه انجام می‌شود. لایه مدیریت گردش کار، کلیه فرآیندهای انتقال داده‌ها و اطلاعات را در سطح زیرسیستم‌های مختلف کنترل می‌کند. بدین‌صورت که مستندات و فایلهای ثبت شده در هر یک از بخش‌ها، با استفاده از قابلیت‌های این لایه، بین افراد و واحدها جابه‌جا می‌شود.
در عین حال، لایه یکپارچه کنترل کاربری سیستم، کارکرد بهینه بخش‌های مختلف را از نظر امنیتی محافظت می‌کند. این محاظت در دو جنبه امنیت اطلاعات و همچنین کنترل دسترسی کاربران و ارتباط با سایر بخش‌های سازمان، انجام می‌شود.
بخشی از ویژگی‌های کنسول مدیریت اتوماسیون داری
کنسول مدیریت یکی از مهمترین بخش های مکاتبات اداریسیستم اتوماسیون اداری می باشدکه ساختار سازمان و اطلاعات پایه سیستم توسط مدیر سیستم ایجاد می گردد، که شامل قسمت های زیر می باشد:
- معرفی چارت سازمانی و مشاغل
- معرفی پرسنل سازمان و انتساب شغل به پرسنل
- معرفی واحدهای سازمان و تعیین مسئولین و تعیین سطح مسئولیت
- تعیین سطح دسترسی کاربران سیستم
- مشاهده log زمان ورود و خروج کاربران در سیستم
- تنظیمات سیستم از قبیل نحوه شماره گذاری و کدینگ نامه ها ، نحوه اعمال سلسله مراتب در ارسال و دریافت نامه ها، ایجاد تمپلیتو قالب نامه هاو تنظیمات اطلاع دهنده (نوتیفیکیشن)
- ارسال پیامک و اخبار و اطلاعیه به کلیه کاربران
- مشاهده وضعیت کلیه سیستم بصورت آنلاین
بخشی از ویژگی‌های مکاتبات اداری
نرم‌افزار مکاتبات اداری بخش مهم و کلیدی سیستم اتوماسیون اداری می باشد. با ارائه مفاهیم جدیدی مانند پیش‌نویس الکترونیک، مفهوم نامه داخلی و شیوه‌های الکترونیک پیگیری، عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشد و موجب ارتقای بهره‌وری می‌شود. کاهش هزینه‌ها و حذف کاغذ از چرخه امور اداری سازمان‌ها در کنار افزایش رضایت ذینفعان سیستم، بخش دیگری از مزایای این نرم افزار است. برخی امکانات این نرم افزار عبارت است از:
- ایجاد نامه با قابلیت دارا بودن طبقه بندی(عادی ، محرمانه و …)، مهلت پاسخ تاریخ و ساعت ، پیگیری ، ارجحیت(عادی، فوری، آنی و ..)
- پیوست فایلهای متعدد به یک نامه از طریق اسکن و فایل
- اختصاص اتوماتیک شماره نامه بر اساس ساختار کدینگ تعریف شده
- ایجاد و ارسال پیام و یادداشت
- امکان تفویض اختیار و جانشینی موقت کاربران، امکان تعیین محدوده دسترسی به جانشین
- ارجاع نامه با انواع نوع اقدام
- کارتابل نامه های وارده ، صادره و ارجاعات و یاداشت های ارسال و دریافت شده
- ارسال سریع یا ارسال به پیش نویس ، امکان ویرایش نامه ها در پیش نویس
- ارسال نامه بعنوان گیرنده اصلی ، رونوشت، رونوشت پنهان، عطف به
- امکان ارسال نامه یا بخشی از آن بصورت پیامک و ایمیل
- امکان تعریف انواع الگوهای نامه
- امکان ثبت نامه بصورت تمپلیتبا تعیین استفاده خصوصی و یا عمومی
- امکان ثبت متن ، موضوع و نامه های پر تکرار بصورت عمومی و شخصی جهت صرفه جویی در وقت و بالا بردن سرعت
- ایجاد گروههای متعدد گیرندگان و دریافت کنندگان نامه بصورت عمومی و شخصی
- مشاهده گردش و وضعیت نامه و اسناد
- امکان اتصال نامه‌های مرتبط (عطف و پیرو) به یکدیگر
- سیستم اطلاع دهنده اختصاصی ( نوتیفیکیشن )
- امکان ثبت یاد آوری و ثبت تقویم جلسات
- یکپارچگی و اتصال به تشکیلات سازمانی
- امکان ایجاد بایگانی اسناد بر اساس بیزینس‌های مختلف اسناد سازمانی
- امکان ایجاد بایگانی اسناد سازمانی بر اساس الگوهای اسناد
- امکان ایجاد پرونده‌ها جهت نگهداری اسناد سازمانی
بخشی از ویژگی‌های مکاتبات اداری
- امکان تعریف کاربران، دبیرخانه‌های مستقل و دفتر اندیکاتور به صورت نامحدود
- امکان تعریف و استفاده از کد‌های شناسه واحدها، سمت و کد سازمان خارجی، در کد اندیکاتور
- امکان پشتیبانی از دبیرخانه‌های عادی و محرمانه
- امکان تعریف تمپلیتنامه، به تفکیک دبیرخانه‌ها
- امکان تعریف الگوهای مربوط به آیتم‌های مکاتبات اداری، به‌صورت سراسری و یا اختصاص آن به بیش از یک دبیرخانه و واحدهای محتلف
- امکان تعریف امضای شخصی
- امکان جلوگیری از ثبت نامه دریافتی در دبیرخانه‌های غیرمرتبط
- امکان دسترسی افراد به یک یا چند پوشه خاص از ساختار بایگانی مکاتبات اداری واحد خود
- امکان «تفویض اختیار» به همراه آرشیو تفویض‌های سابق (با دسترسی کاربری مربوطه)
- امکان نمایش شرح ارجاعات مربوط به «رونوشت مخفی» نامه‌های اداری، به هنگام تفویض اختیار
- امکان چاپ رسید دریافت نامه یا سند به آوردنده
- امکان ثبت دریافت بسته ، سی دی و … به پیوست نامه
- امکان تعیین اسناد مرتبط به یک پرونده و مشاهده سوابق پرونده
- امکان پیوست فایل های متعدد به سند ی نامه
- امکان دریافت سند ازطریق ایمیل(ECE)، فاکس ، درگاه دبیرخانه
- امکان ارجاع سریع نامه یا سند از طریق درگاه دبیرخانه به اتوماسیون اداری
بخشی از ویژگی‌های نرم افزار پیشخوان کارکنان
- امکان ثبت درخواست های پرسنلی (اضافه کار ، مرخصی ، ماموریت ، مساعده و وام )
- ارجاع اتوماتیک درخواست به مسئول سطح بالاتر در صورت تایید
- امکان تاییدیه ها براساس نوع مسئولیت تعیین شده و سطح دسترسی
- امکان اطلاع رسانی به درخواست کننده در صورت تایید یا عدم تایید درخواست
- امکان ثبت عملکرد روزانه پرسنل و گزارش آماری به مسئولین و مقایسه و ارزیابی عملکرد پرسنل مربوطه
- ارسال اتوماتیک درخواست ها به واحدهای مربوطه از قبیل امور اداری و حراست
- امکان ثبت اتوماتیک تردد در سیستم حضور و غیاب با تایید امور اداری
- امکان جستجو در تمامی فرمها بصورت پارامتریک بر اساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی بصورت یک فیلد یا ترکیب چند فیلد اطلاعاتی
|
امروزه سیستم های اطلاعاتی که به صورت یکپارچه طراحی می شوند دارای ارزش بسیاری برای مدیران سازمان ها هستند که می تواند بر اساس گزارشات معتبر و لحظه ای وجامع تصمیمات سریع و مناسبی را اتخاذ نمایند. هم اکنون نرم افزارهای عملیاتی جامع و یکپارچه این شرکت در صنایع تولیدی ، ادار ی و بازرگانی کشور در حال اجراء می باشد. که کمک شایانی در زمینه بهبود روند فعالیت این مجموعه ها نموده است. |
علاوه بر آن نرم افزارهای شرکت متناسب با ساختار کسب و کار مشتریان به طور مداوم بهینه سازی و توسعه داده می شود.